Wenn Sie einen Brief faxen möchten, beachten Sie beim Verfassen bestimmte Regeln, damit er vom Adressaten gelesen und nicht direkt in den Papierkorb wandert.
Anleitung
Schritt 1
Verfassen Sie einen Brief in einem Texteditor MS Word oder mit einer im MS Publisher auswählbaren Vorlage (mit dem Firmenlogo). Wenn Sie Tabellen senden möchten, können Sie auch MS EXEL verwenden. Bilder müssen die Erweiterung.jpgG haben.
Schritt 2
Die Größe eines per Fax versendeten Standardbriefes beträgt eine A4-Seite. Schriftart - mindestens 10 Punktgröße. Verbreiten Sie daher Ihre Gedanken nicht entlang des Baumes, damit Sie keinen Brief auf mehreren Seiten verschicken müssen. Und versuchen Sie nicht, alle Informationen, die Sie für notwendig halten, auf einer Seite unter Verwendung von Schriftgrößen nahe Null unterzubringen.
Schritt 3
Seien Sie klar und prägnant. Sollte Ihr Adressat zusätzliche Informationen, Informationstabellen, Bilder benötigen, wird er Sie gerne unter den in Ihrem Schreiben angegebenen Telefonnummern oder E-Mail-Adressen informieren. Schreiben Sie nur über das, was für Ihren Adressaten von Interesse sein könnte. Wenn eine Anfrage an Sie gesendet wurde, antworten Sie bitte nur darauf.
Schritt 4
Fügen Sie keine zu kleinen Bilder oder Bilder mit komplexen Grafiken in den Text ein, damit Ihr Adressat keinen buchstäblich „verschwommenen“Eindruck von Ihnen, Ihren Leistungen und Ihrem Unternehmen bekommt.
Schritt 5
Sprechen Sie jeden Adressaten mit Namen und Vatersnamen an, auch wenn Sie Briefe per Fax versenden. Bedanken Sie sich beim Adressaten für das Lesen dieses Schreibens, und fahren Sie erst dann mit der Präsentation der Informationen über Ihre Waren oder Dienstleistungen oder der Beantwortung seiner Frage fort.
Schritt 6
Wenn Sie kommerzielle Postsendungen betreiben, versuchen Sie, die Aufmerksamkeit eines potenziellen Kunden mit Preisen und Rabatten für Ihre Waren oder Dienstleistungen zu erregen und diese grafisch hervorzuheben.
Schritt 7
Geben Sie am Ende Ihres Briefes unbedingt Ihre Hoffnung auf eine weitere Zusammenarbeit zum Ausdruck. Geben Sie die Adresse, Telefon-/Faxnummer und E-Mail Ihrer Organisation an (auch wenn diese bereits von Ihnen angegeben wurden).
